Det finstilta

Att använda Reda är superenkelt och vi försöker hålla det finstilta så enkelt som möjligt också. På denna sida hittar du alla villkor som du godkänner i och med att du använder Reda.

ALLMÄNNA VILLKOR

Introduktion

Dessa allmänna villkor (”Villkoren”) gäller för alla tjänster som tillhandahålls via reda.ai (”Reda”, ”Tjänsten”).

Reda tillhandahåller nästa generations fakturatolkning. Tjänsten utvecklas av Ackolad AB 559167-6902 som är registrerat i Sverige med sitt säte på Döbelnsgatan 10, 291 30 Kristianstad.

Genom att registrera ett konto och använda Tjänsten går du i god för att du har behörighet att godkänna och godkänner villkoren och samtycker till att följa dem. Om du inte accepterar villkoren kan du inte nyttja Tjänsten.

Ändring av villkoren

Vi förbehåller oss rätten att när som helst ändra villkoren. Om ändringarna påverkar ditt nyttjande av tjänsten, begränsar dina rättigheter eller ökar dina skyldigheter kommer vi meddela dig via e-post eller via notis i appen.

Den senaste versionen av villkoren finns alltid tillgänglig här på Hemsidan.

Definitioner

Parter avser kunden och Reda tillsammans.
Kunden avser dig som använder och betalar för Tjänsten.
Användare avser en användare av Tjänsten vilket vanligtvis är detsamma som Kund.
Tjänsten avser samtliga produkter; Hemsidan, Appen, Funktioner som tillhandahålls av Reda.
Hemsidan avser hemsidan som du hittar på reda.ai som presenterar Appen, Tjänsten och dess Funktioner.
App/Appen avser den applikation som du kan logga in till via vår Hemsida.
Funktioner avser de olika funktioner som tillhandahålls via Tjänsten.
Konto avser det konto som Användaren använder för att nyttja Appen.
Beställningsformulär avser det Sales Order Form som parterna ingår i samband med avtalets tecknande och som specificerar pris, tjänster och övriga kommersiella villkor.

Tjänsten

Reda tillhandahåller en applikation (Appen) för tolkning av fakturor och där tillhörande funktioner såsom attest. Dokument mottages via e-post eller via andra källor, hanteras i Reda för att sedan skickas vidare till ekonomisystem.

Reda innehåller Funktioner för att ladda upp, ta emot, hantera och distribuera fakturor. De dokument som laddas upp i Appen är dock din egendom och du ansvarar för att du äger rätt att hantera, lagra och distribuera dessa dokument.

Genom att ladda upp innehåll är du medveten om att informationen kan bli tillgänglig för andra Användare under samma Konto.

Reda tar inget ansvar för innehållet i de dokument du laddar upp.

Mer information om Tjänsten och dess Funktioner finns på reda.ai.

Skapa ett konto

Du får tillgång till och beställer Tjänsten genom att skapa ett Konto på reda.ai.

Användning av Tjänsten

När du använder Reda är du medveten om att du tilldelats en icke-exklusiv rättighet och licens att använda Tjänsten. Du ansvarar för att följde de av oss vid var tid lämnade instruktioner för Tjänsternas användande. Du ska aktivt verka för att Tjänsterna kan genomföras på avsett sätt och ska fortlöpande och utan dröjsmål tillhandahålla oss data och underlag som vi från tid till annan efterfrågar för att kunna utföra Tjänsterna. Du ska också bistå oss med rimlig assistans samt i övrigt vidta sådana åtgärder som rimligen kan krävas för att vi ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt Avtalet.

Du ansvarar för den data som matas in i Appen är i överenskommet format samt inte innehåller virus eller saker som på annat sätt kan skada eller inverka negativt på oss och Tjänsten.

De inloggningsuppgifter och andra anvisningar som tillhandahålls dig av oss ska förvaltas av dig med sekretess.

Du ansvarar för dina användares användning av Tjänsten och är själv ansvarig för att begränsa tillgången vid till exempel att en anställning upphör.

Slutligen är du införstådd med att Tjänsten endast får användas för lagliga ändamål och du åtar sig att hålla oss skadeslösa avseende samtliga krav från tredje man.

Service & Underhåll

Vi kan komma att tillfälligt begränsa åtkomsten till Appen för att genomföra uppdateringar eller åtgärda tekniska problem.

Vid eventuella fel eller brister kommer vi att avhjälpa dessa skyndsamt.

Ändringar av och tillägg till Tjänsten

Reda utvecklar konstant Appen och kan komma att ändra dess utförande och Funktioner samt göra tillägg. Alla dessa ändringar och tillägg omfattas av Villkoren.

Betalning & prisuppgifter

Betalning för Reda sker månadsvis i efterskott, baserat på faktiskt antal hanterade dokument under Faktureringsperioden. Priset per dokument samt eventuella tillvalskostnader och kostnader för onboarding framgår av det Beställningsformulär som parterna ingår i samband med avtalets tecknande.

Priserna kan inte justeras under de första 12 månaderna från signering av avtalet. Därefter har Reda rätt att göra indexjusteringar eller andra pristillägg med 90 dagars skriftlig förvarning.

Separata överenskommelser om pris eller volymrabatter kan förekomma och framgår i så fall av det aktuella Beställningsformuläret.

Alla priser anges exklusive moms, skatter och andra avgifter.

Avgifter som betalats återbetalas inte.

Avtalstid

Avtalstiden gäller från det att Beställningsformulär signerats och löper tillsvidare. Avtalet kan när som helst sägas upp utan uppsägningstid. Dokument som hanteras fram till uppsägningsdatum faktureras enligt gällande Beställningsformulär.

Uppsägning

Uppsägning av Tjänsten sker genom att du kommunicerar detta till Reda. Tjänsten avslutas utan uppsägningstid och du debiteras enbart för dokument som hanteras fram till och med dagen för uppsägning. Redan fakturerade belopp återbetalas inte.

Vid avtalets upphörande förlorar du åtkomsten till Tjänsten. All information och data sparas i 30 dagar, varefter den raderas.

Önskar du att vi tar bort all information innan de 30 dagarna passerat mailar du oss på hej@reda.ai varpå all information och data tas bort skyndsamt.

Vårt ansvar

Vi på Reda ansvarar för att under Avtalstiden tillhandahålla applikationen för fakturatolkning.

Vi åtar oss att på egen bekostnad uppdatera och uppgradera Tjänsten i syfte att förse dig med en modern Tjänst med hög servicenivå.

Om du som kund önskar något utöver det som Tjänsten innehåller kan vi komma överens om sådan tilläggstjänst och därtill separata villkor.

Vi tillgodoser sedvanlig back-up av all information och data.

Vi har rätt att anlita underleverantörer för fullgörandet av vårt ansvar. Om så sker framgår detta i vårt Personuppgiftsbiträdesavtal som du genom att acceptera dessa villkor också accepterar. I den mån Tredjepartsprodukter ingår i Tjänsten, ska produktleverantörens villkor gälla för licens, nyttjande, felrättning och ansvar samt immateriella rättigheter istället för vad som framgår i det här avtalet.

Eventuella tilläggstjänster utöver vad som framgår av Tjänsten dokumenteras i ett nytt eller reviderat Beställningsformulär.

Ansvarsbegränsning

Vi är inte ansvariga gentemot dig, vare sig det gäller avtal, skada (inklusive försumlighet), brott mot lagstadgad förpliktelse eller i övrigt, för utebliven vinst, indirekt skada eller följdskada som uppstår under eller i samband med ett avtal mellan oss.

Vårt totala ansvar gentemot dig för alla andra förluster som uppstår under eller i samband med ett avtal mellan oss, vare sig det gäller avtal, skada (inklusive försumlighet), brott mot lagstadgad förpliktelse eller i övrigt, ska begränsas till det totala belopp som du har betalat för Tjänsten enligt gällande beställning/avtal.
Om du använder Tjänsten under en testperiod eller på annat sätt kostnadsfritt, är vårt ansvar begränsat till 1.000 kronor.

Sekretess

Under avtalstiden och i tiden därefter förbinder sig parterna att inte till tredje man utan motpartens skriftliga medgivande utlämna sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller som enligt lag omfattas av sekretesskyldighet. Det gäller dock inte information som kan anses vara allmänt känd.

Parterna ansvarar för sina respektive anställdas och konsulters iakttagande av dessa bestämmelser. Sekretesskyldigheten enligt detta Avtal gäller under avtalstiden samt även för en period om tre (3) år efter det att Avtalet har upphört att gälla.

Personuppgifter

Du ansvarar för alla de personuppgifter som vi behandlar för din räkning i Tjänsten. Hur vi får behandla personuppgifterna framgår av vårt personuppgiftsbiträdesavtal som du accepterar när du godkänner dessa Villkor.

Materiella och immateriella rättigheter

Tjänsten, Appen, Hemsidan och allt därtill relaterat material ägs och administreras av Ackolad AB som också är licensgivare och innehar samtliga rättigheter, materiella såväl som immateriella, till Tjänsten och där ingående programvara. Inget i Avtalet ska tolkas som att ovan nämnda rättigheter, eller del därav, överlåtes till dig, Kunden. Du accepterar att Tjänsten och annan information, inklusive alla tillhörande immateriella rättigheter, som tillhandahålls och tillgängliggörs av Reda utgör vår exklusiva egendom.

Reda ger dig en icke-exklusiv rättighet och licens att använda Hemsidan, Appen och Tjänsten för syftet att tillhandahålla Hemsidan, Appen och Tjänsten till dig. Vid upphörande av detta avtal upphör även denna rättighet och licens.

Tillämplig lag och tvistelösning
Svensk lag ska tillämpas på dessa Villkor.

Tvister som uppstår i anledning av eller i samband med dessa Villkor ska slutligt avgöras av allmän domstol där Reda har sitt säte.

Kontaktuppgifter

Vid frågor eller funderingar når du oss på hej@reda.ai.

PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL

Detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Avtalet”) utgör en bilaga till Redas Allmänna villkor. När du som användare av Reda accepterar de allmänna villkoren accepterar du även detta avtal. Avtalet reglerar Redas behandling av personuppgifter för kundens (den personuppgiftsansvariges) räkning i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Reda behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde. Kunden är personuppgiftsansvarig och ansvarar för att behandlingen har laglig grund. Syftet med detta avtal är att säkerställa att all behandling sker i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner och Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”).

1. Definitioner

Avtalet: Detta avtalsdokument inklusive bilagor.
Behandling: Varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, såsom insamling, registrering, organisering, lagring, användning, överföring, radering eller förstöring.
Personuppgifter: Uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person.
Personuppgiftsbiträde: Reda (Ackolad AB)
Personuppgiftsincident: En säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring, obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till personuppgifter.
Registrerad: En identifierad eller identifierbar fysisk person vars uppgifter behandlas.
Känsliga personuppgifter: Personuppgifter enligt artikel 9 GDPR, t.ex. uppgifter om hälsa, religion eller facklig tillhörighet.
Systemadministratör: Den person hos den personuppgiftsansvarige som registrerar organisationen i Reda och hanterar användarbehörigheter.
Underbiträde: Tredje part som anlitas av Reda för att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.

2. Personuppgiftsbiträdets skyldigheter

Reda får endast behandla personuppgifter enligt dokumenterade instruktioner från den personuppgiftsansvarige, såvida inte behandling krävs enligt lag. Om sådan skyldighet föreligger ska Reda informera den personuppgiftsansvarige innan behandlingen inleds, om inte informationen är förbjuden enligt lag.

Den personuppgiftsansvariges användning av Redas tjänster, inklusive uppladdning, överföring och behandling av fakturor, bilagor eller andra filer, utgör dokumenterade instruktioner enligt detta avtal.

Om Reda bedömer att en instruktion strider mot Dataskyddsförordningen ska detta omedelbart meddelas den personuppgiftsansvarige. Om instruktioner saknas för nödvändiga moment ska Reda avvakta och begära komplettering.

3. Datasäkerhet och sekretess

Reda ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa en skyddsnivå som motsvarar riskerna enligt artikel 32 i Dataskyddsförordningen. Endast personer med behörighet och tystnadsplikt får behandla personuppgifter.

Redas säkerhetsåtgärder inkluderar bland annat:

Kryptering av data i vila och under överföring
Regelbundna säkerhetskopior
Rollbaserad åtkomstkontroll och tvåfaktorsautentisering
Att anlitade underbiträden uppvisar tillräckliga garantier för lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, t.ex. genom certifieringar eller offentligt tillgängliga dataskyddsavtal.

4. Underbiträden

Den personuppgiftsansvarige ger härmed Reda tillstånd att anlita underbiträden för behandling av personuppgifter. Reda ska informera om planerade förändringar av underbiträden minst 30 dagar i förväg så att den personuppgiftsansvarige kan invända. Alla underbiträden ska omfattas av avtal som ålägger dem motsvarande skyldigheter som Reda enligt detta Avtal, alternativt tillhandahålla motsvarande personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) eller andra rättsligt bindande åtaganden i enlighet med GDPR.

En aktuell lista över Redas underbiträden finns tillgänglig i detta avtal. All behandling av personuppgifter sker inom EU/EES. Ingen överföring till tredje land förekommer.

5. Information och samarbete

Reda ska bistå den personuppgiftsansvarige med nödvändig information för att denne ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt GDPR, inklusive vid konsekvensbedömningar, begäran från registrerade och kontakt med tillsynsmyndighet.

6. Personuppgiftsincidenter

Vid en personuppgiftsincident ska Reda utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar efter kännedom, underrätta den personuppgiftsansvarige. Reda ska utreda incidenten, vidta nödvändiga åtgärder och tillhandahålla all relevant information om omfattning, konsekvenser och åtgärder. Parterna ska samverka för att minimera riskerna och uppfylla skyldigheter gentemot registrerade och tillsynsmyndigheter.

7. Återlämnande och radering av personuppgifter

Vid Avtalets upphörande ska Reda, enligt den personuppgiftsansvariges instruktion, radera eller återlämna samtliga personuppgifter. Om instruktion inte ges inom 30 dagar efter avtalets upphörande, raderas uppgifterna permanent, såvida inte lag kräver fortsatt lagring.

8. Register över behandlingar

Reda ska föra register över all behandling som utförs för den personuppgiftsansvariges räkning enligt artikel 30.2 GDPR. Registret ska på begäran tillhandahållas den personuppgiftsansvarige eller tillsynsmyndigheten.

9. Granskning och revision

Den personuppgiftsansvarige har rätt att, efter överenskommelse, genomföra revisioner eller inspektioner av Redas behandlingar. Reda ska tillhandahålla nödvändig information och bistå vid granskningen. Revision får ske högst en gång per år och under ordinarie kontorstid, såvida inte särskilda skäl föreligger.

10. Behandling i tredje land

Reda och dess underbiträden behandlar personuppgifter uteslutande inom EU/EES. Ingen överföring till tredje land sker.

11. Ansvar

Reda ansvarar endast för skada som orsakats av behandling i strid med detta Avtal eller tillämplig dataskyddslagstiftning. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att den behandling som denne instruerar Reda att utföra är laglig. Parterna ska hålla varandra skadelösa i den mån skadan orsakats av den andra partens fel eller försummelse.

12. Ersättning

Om inte annat avtalats, har Reda rätt till ersättning för kostnader som uppkommer till följd av särskilda åtgärder enligt detta Avtal, till exempel bistånd vid tillsynsärenden eller omfattande revisioner.

13. Avtalstid

Detta Avtal gäller från det att den personuppgiftsansvarige accepterar Redas Allmänna villkor och gäller så länge Redas tjänster används.

14. Tillämplig lag och tvistelösning

Svensk lag ska tillämpas på detta Avtal. Tvister ska avgöras av allmän domstol med Redas säte som forum.

15. Kontakt

Vid frågor gällande Redas hantering av personuppgifter, kontakta: dpo@reda.ai

Bilaga 1 – Godkända underbiträden

Amazon Web Services (AWS)

Typ av tjänst: Datalagring, infrastruktur (IaaS) och AI-modelltjänster
Användning av tjänsten och uppgifter som behandlas:
AWS används för drift av Redas tjänster, inklusive lagring av fakturafiler, metadata, loggar, databasinformation samt för AI-bearbetning av dokumentinnehåll via Amazon Bedrock (Claude-modell). All data lagras inom EU/EES (region Sverige och Irland) och krypteras både under överföring och i vila.

Roll: Tekniskt underbiträde för datalagring och drift av plattformen.
Villkor: https://aws.amazon.com/compliance/gdpr-center/
(AWS är certifierat enligt ISO 27001, SOC 1/2/3 och tillhandahåller ett databehandlingsavtal (DPA) som uppfyller artikel 28 GDPR.)

Mailgun Technologies

Typ av tjänst: E-posttjänst för utgående e-post (EU-servrar)
Användning av tjänsten och uppgifter som behandlas:
Mailgun används för att skicka automatiska e-postmeddelanden från Reda, såsom notiser och verifieringsmejl. Tjänsten använder enbart servrar inom EU och lagrar e-postinnehåll tillfälligt (upp till 3 dagar) för leverans och felhantering.

Roll: Underbiträde för e-postutskick inom EU/EES.
Villkor: https://www.mailgun.com/legal/dpa/
(Mailgun erbjuder ett databehandlingsavtal i enlighet med artikel 28 GDPR. Ingen överföring till tredje land sker.)

PipeChain Tyringe Konsult

Typ av tjänst: VAN-operatör / Peppol-gateway
Användning av tjänsten och uppgifter som behandlas:
Mottagande och vidarebefordran av e-fakturor till Reda. PipeChain behandlar endast uppgifter i tekniskt syfte för överföring av fakturor och lagrar dem inte längre än nödvändigt för leverans.

Roll: Tekniskt underbiträde för kommunikation av e-fakturor via Peppol-nätverket.
Villkor: https://www.pipechain.com/contact/technical-support/

Intercom Inc.

Typ av tjänst: Supportplattform och kundkommunikation
Användning av tjänsten och uppgifter som behandlas:
Intercom används för att hantera supportärenden och kommunikation med Redas användare via chatt och e-post. Uppgifter som behandlas är namn, e-postadress, chattloggar och ärendehistorik. All data lagras inom EU/EES (region Irland) och krypteras både under överföring och i vila.

Roll: Underbiträde för kundsupport och användarkommunikation.
Villkor: https://www.intercom.com/legal/data-processing-agreement

Kivra AB

Typ av tjänst: Leverans och mottagande av digitala fakturor och meddelanden
Användning av tjänsten och uppgifter som behandlas:
Kivra används för att ta emot och vidarebefordra e-fakturor och digitala dokument från leverantörer till Reda eller till Redas kunder. Kivra behandlar uppgifterna endast i syfte att leverera dessa dokument och lagrar dem inte längre än nödvändigt för leveransen.

Roll: Tekniskt underbiträde för mottagande och förmedling av digitala fakturor och dokument.
Villkor: https://kivra.se/sv/privat/dataskyddsinformation/

Bilaga 2 – Kategorier av personuppgifter och registrerade

Kategorier av registrerade:
• Kundens anställda och representanter
• Leverantörers kontaktpersoner
• Attestanter och systemanvändare

Kategorier av personuppgifter:
• Namn, e-postadress, personnummer (vid signering av betalningar)
• Fakturainformation (leverantör, referenser, kontonummer)
• Betalningsuppgifter och transaktionsinformation i den utsträckning de avser en identifierbar fysisk person (t.ex. leverantörer med enskild firma).
• Data för systemåtkomst

Syftet med behandlingen:
• Hantering av leverantörsfakturor och betalningar
• Attestflöden och uppföljning
• Support och kundkommunikation

Överföring till tredje land:
Ingen överföring till tredje land sker. All behandling utförs inom EU/EES.

Lagringstid:
Personuppgifter lagras under avtalstiden och raderas inom 90 dagar efter avtalets upphörande, såvida inte lag kräver längre lagring.

Kontaktuppgifter till Redas dataskyddsansvarig: dpo@reda.ai

COOKIES

Denna webbplats använder inga direkta cookies.

INTEGRITETSPOLICY

Reda behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR. För att värna om personlig integritet lämnas personuppgifter inte ut till extern part. Undantag till detta görs om Kund har brutit mot villkoren i detta avtal eller om myndighet begär detta med stöd i svensk lagstiftning.

Som personuppgiftsbiträde hanterar Reda personuppgifter i enlighet med instruktioner från Kund. Reda vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter.

1. Vad samlar vi in för information?

Vi samlar in information från dig när du beställer vår tjänst genom vår hemsida eller kontaktar oss. Denna information inkluderar det du lämnar vid tillfället som t.ex. namn, företagsnamn, org.nr / personnummer, telefon, epost eller liknande.

2. Varför samlar vi in denna information?

För att kunna administrera, hantera beställningar samt bibehålla kundrelation.

– Kontaktuppgifter

Information av den här typen används för att kunna använda behandla dina beställningar samt i bokföringssyfte.

Vi behandlar även faktureringsinformation i enlighet med vad gällande lagstiftning kräver, till exempel för bokföringsändamål. Denna information sparas så länge lagen kräver.

3. Hur hanterar vi dina uppgifter?

Vi lämnar aldrig dina uppgifter vidare till tredje part. Undantaget är betrodd tredjepart (personuppgiftsbiträden eller underbiträden) som är nödvändiga för vår hemsida och tjänsten, till exempel tjänster för fakturagenerering.

4. Informationsskydd

De datorer/servrar som används för att lagra all personlig information lagras i en säker miljö.

5. Dina rättigheter

Som kund har du rätt att kontakta oss och få ut information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, möjlighet att uppdatera eller att få dessa raderade. Du har även rätt till dataportabilitet samt begränsning av behandling av personuppgifter om du anser att uppgifterna är felaktiga eller har begärt rättelse. Du har även rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter som baseras på vårt legitima intresse. Vi upphör då att behandla personuppgifterna, såvida det inte föreligger ett legitimt skäl som går före dina rättigheter.

6. E-postutskick

Vi använder endast den e-postadress du angivit när du köpte tjänsten för att skicka orderbekräftelser eller andra meddelande gällande den aktuella ordern.